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吉林师范大学博达学院档案工作制度

作者:admin  信息来源: 人事处 发布日期:2017年1月1日  浏览次数:761

为落实《吉林师范大学博达学院档案管理实施细则(暂行)》,搞好博达学院档案管理工作,特制定本工作制度。
 
档案员岗位责任
 
  一、贯彻国家关于档案工作的法令、政策,认真执行《吉林师范大学博达学院档案管理实施细则(暂行)》,做好学院档案管理工作。
  二、负责全院档案的接收、整理、分类、鉴定、统计和保管工作。
  三、指导、监督检查全院各立卷单位的立卷归档工作。
  四、熟悉档案内容,有计划的编辑档案参考资料,编制检索信息,做好档案开发利用工作。
  五、对保管期满的档案及时提出处理意见,办理销毁各项事宜。
  六、遵守党和国家的保密纪律,做好档案的保密工作。
  七、负责档案库房的安全保卫工作,做好防火、防盗、防虫、防潮、防尘等工作。严禁将易燃易爆物品带入库房。
  八、认真钻研业务,努力提高科学管理水平,加强档案科学化、规范化管理。
九、负责对全院各部门兼职档案员的业务培训工作。
十、开展档案学术研究和交流活动。
  十一、坚守岗位,遵纪守法,服务热情,耐心周到。
  十二、完成领导临时交办的各项工作。
 
兼职档案员岗位责任
 
  一、认真学习、贯彻执行国家关于档案工作的法令、法规,严格执行《吉林师范大学博达学院档案管理实施细则(暂行)》,增强档案意识。
  二、自觉遵守党和国家保密制度和工作人员保密守则,做好档案保密工作。
  三、积极参加档案业务的学习,虚心接受学院档案室的业务指导和监督检查,不断提高档案工作水平。
  四、负责本单位及与本单位工作密切相关的不同载体、不同形式的文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作,确保归档材料的完整、准确、系统。
  五、根据本单位工作的职能及不同种类文件材料形成的特点,将归档材料合理分类存放,便于利用和立卷归档。
  六、归档案卷必须做到组卷合理,编写页号准确,编目填写清楚、工整,案卷标题简明扼要、表达准确,保管期限划分科学、合理,装订整齐、美观。
  七、认真执行《归档制度》,档案材料按要求时间和质量立卷归档,及时向学院档案室移交,并认真填写好移交清单上的各个款项。做好案卷移交前的防虫、防盗、防潮、防火等安全工作。
  八、积极配合学院档案室做好移交后的案卷查阅、利用工作,认真完成档案部门临时交办的其它工作。
          
   归  档  制  度
 
  一、凡是本部门办理完毕的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料,均应归档。
  二、根据各类别归档材料形成的特点,归档时间有不同要求:
  1.科研档案在项目完成后,由科研处将科研项目从开题到鉴定评审过程中形成的全部文件材料整理立卷,第二年6月底前归档。
  2.基建工程验收后,由基建部门负责将工程全部技术资料整理立卷,限2个月内归档。
  3.仪器设备开箱验收后,由设备处将全部随机材料整理组卷,2个月内归档。
  4.财会档案在会计年度决算终了后,可暂由财会部门保管3年,期满后的次年6月底前由财会部门兼职档案员将应归档的财会档案整理后,移交档案室。
  5.音像载体材料在完成制作后,由形成部门整理立卷,3个月内归档。
  6.其它应归档案的文件材料由职能部门整理立卷,在第二年6月底以前归档。
  三、凡属归档范围的文件,向学院档案室移交时,应符合下列要求:
  1.应归档的文件材料要收集齐全、完整,按其形成规律和特点分类、立卷。
  2.归档案卷封面的各个项目应填写清楚,特别是案卷标题要简明扼要。
  3.归档案卷要按一定次序系统排列,编写顺序号,编制移交目录。
  4.交接案卷时,双方根据移交目录清点核对,并履行签字手续。
  
借 阅 制 度
 
  学院档案室保存的档案不对外开放,主要供本院内部使用。学院各单位要求借阅、摘录、复制档案资料,必须严格遵守借阅制度。
  一、借阅档案者一律履行借阅、登记、审批手续,归还时当面清点验收。
  二、查阅上级党政文件必须严格执行借阅范围的规定,凡文件规定传达范围以外的人员一律不准查阅。
  三、查看非业务主管部门档案,必须经院办主任批准后方可查阅。
  四、董事会会议记录和院长办公会会议记录,一般只限董事长、院长查阅。遇特殊情况需由其他人员查阅时,必须首先填写审批单,院办主任和主管院长签字批准后,方可查阅。审批单内必须注明查阅内容、范围,由档案工作人员按查阅内容查找后交查阅人阅档,阅档人不准随意翻阅卷内其它内容。
  五、各类档案原则上均应在档案室查阅,确需借出使用的,办理借出手续,限其不得超过7天,若继续使用,可办理续借手续。
  借阅档案者不准再自行转借他人,不准在文件上勾划、圈点批注,涂改和污损档案,不准拆卷和移出文件。
  六、机密档案一律不得复制,不得随意抄录,遇特殊情况需抄录时,必须经档案主管院长批准后,限抄有关部分,用完后归还档案室统一销毁。
  七、外单位及个人利用档案必须持该单位介绍信,并在介绍信内注明需要查阅的事由,经院办主任批准后方可查阅。同时,根据有关规定收取一定的费用。
  八、本院工作人员借阅本人科研档案,必须持本人工作证,并办理借阅手续后,方可借阅。
  借阅非本人科研档案,特别带密级的档案,经档案形成部门同意后,只限在档案室查阅,不得借出。
  申请专利的科研档案,只限本人或项目负责人借阅。
  九、丢失档案,特别是丢失机密档案,一律按《档案法》和《保密法》有关规定,予以处罚。
  
鉴定与销毁制度
 
   一、 根据国家有关保管期限的原则规定,确定归档材料的保管期限,并对已满期的档案进行鉴定。
   二、 档案的鉴定工作必须在由学院档案室和有关部门抽调人员组成鉴定小组,在分管院长的领导下进行。
   三、 鉴定工作采用直接鉴定的方法,以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础,按分工,个人初鉴,集体审查。
   四、 鉴定小组在鉴定工作结束时,要写出鉴定总结报告,对到期档案,提出销毁或延长保管期的意见,登记造册,经分管院长批准后,方可存毁。
五、 需要销毁的档案,必须办理批准手续。
六、 销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。销毁时应派人监销,直至烧尽为止,严禁出售或以留作它用等方式处理。
 
 
统  计  制  度
 
  一、档案统计应按《中华人民共和国统计法》的要求,应用科学的标准和方法去收集、整理、分析统计资料。
  二、档案统计工作要保证数字的准确性、及时性和科学性。
  三、档案统计工作要坚持实事求是,要以认真负责的态度,如实反映情况,符合客观事实,防止弄虚作假。
  四、档案统计人员要对所填写的每一份表格、每一栏目、每一数字认真负责,不能马虎草率。
  五、档案统计除完成向上级职能部门报送的档案情况统计外,还应结合本单位实际,拟制填写其它统计资料,并应进行必要的分类排列。
  六、对全宗档案的收进、移出,案卷数量,提供利用等也应及时准确地进行统计,以备日后工作查考。
  
 
 
安 全 保 管 制 度
 
  一、学院全部档案由学院档案室实行集中统一保管,任何部门或个人不得占为己有。
  二、档案室每年定期接收各立卷单位应归档的档案并及时整理入库,不得随意堆放它处。
  三、凡到档案室调阅档案者,须经有关部门批准,否则不予受理,调阅后的案卷应及时放回原处。
  四、档案工作人员严格遵守档案保管原则,非本室工作人员严禁进入档案库房内查阅。
  五、要保证库房的清洁卫生,禁止在库房内吸烟,严禁将易燃、易爆物品带入室内,做好防火、防盗、防虫、防潮等工作,属永久、长期保管的档案,如有破损或字迹模糊应及时补救或复制。
  六、定期对档案进行全面清点,校对,如发现问题或遗失,应及时采取补救措施。
  七、定期进行安全设施的检查,及时发现并更换已失效的设备,消除事故隐患。
  
保 密 制 度
 
  一、学院档案室要认真执行党和国家的保密制度,档案工作人员要认真遵守“工作人员保密守则”,不准向外泄露档案中的秘密和所保管的档案情况。
  二、档案工作人员不准携带档案资料去公共场所,不准在非保密本上记录档案机密事项,更不准将档案窃为私有或转送他人。
  三、档案工作人员接收档案时应及时入库装柜,严禁随意堆放它处。
  四、认真掌握档案资料借阅范围,严格履行审批手续,摘抄、复制一般档案资料,必须经院长办公室主任批准,机密、绝密档案不准复制公布,对上三级文件未经授权不得公布。
  五、档案销毁,必须按照《鉴定与销毁制度》的规定进行,经领导批准后,认真登记注册,方可销毁。
 
吉林师范大学博达学院办公室
2006年7月

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