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吉林师范大学博达学院外事接待管理办法

作者:admin  信息来源: 外事处 发布日期:2021年3月1日  浏览次数:34

为了进一步加强和规范我校外事接待工作,提高办事效率和服务品质,促进我校国际交流与合作的发展,根据国家有关政策法规和我校具体情况,特制定本办法。

一、邀请国(境)外人员来访的申报审批程序

邀请各类国(境)外人员来校访问的申报归口管理部门为校国际合作与交流处,各部门、学院要严格按照规定程序进行来校国(境)外人员的申报与接待工作。

1.凡以学校名义邀请的国(境)外代表团、国际知名人士、校友等来校访问,均由国际合作与交流处(港澳台侨办)负责向上级有关部门申报;学校各部门、学院邀请国(境)外人士来校参观、考察、访问、讲学、合作科研和参加会议等,应在国(境)外来宾来校前一个月填写《吉林师范大学博达学院国(境)外来宾接待信息表》(附件1),并报国际合作与交流处

2.国际合作与交流处根据有关规定,在接到各相关部门、学院提交的《吉林师范大学博达学院国(境) 外来宾接待信息表》后一周内,确定是否报上级主管部门审批并作出书面批复,特别是对国(境) 外来宾来校的接待费用标准、学校和邀请单位费用的分担比例等作出明确的规定,重要国(境)外来宾及团组要报主管校领导批示。

3. 由学校邀请,需相关部门或学院协助接待的国(境)外代表团,校国际合作与交流处提前一周将接待计划下达给相关部门或学院,并对接待费用作出明确规定。

4. 政府部门下达或校级横向接待任务按由学校邀请的国(境)外代表团的接待方案落实。接待前须获得主邀请或主接待单位出具的相应的协助接待函。

5. 学校各部门、学院接待顺访的国(境)外团组,按各部门、学院邀请国(境)外人士来校访问的方案处理。接待前须获得主邀请或主接待单位出具的协助接待函并交国际合作与交流处备案。

二、接待规格和标准

外事接待要按照上级有关规定的接待国(境)外来宾的礼仪、规格和标准进行。学校邀请或接受的国(境)外团组,由国际合作与交流处根据来访者的级别和重要性制定接待计划,安排有关领导和人员参加,涉及部门或学院应协助做好工作;各部门、学院邀请或接待顺访的国(境)外团组,由各部门或学院在国际合作与交流处的协助下制定具体的接待计划。

(一)校方会见与宴请

由上级部门安排或学校邀请的国(境)外大学副校长或副校长以上级别的外宾或代表团、国际知名人士、著名学者、杰出校友或我校名誉教授等来访,可安排校长或副校长会见并宴请一次;国(境)外大学院长、系主任级别或我校顾问教授来访,可安排副校长会见并宴请一次;其他国(境) 外来宾,原则上不安排校领导出面会见和宴请。

(二)费用开支

国(境)外来宾在校访问期间,学校根据情况负担其在四平市的部分食宿费用。相关费用按下列方法列支:

1.由学校邀请或政府部门下达或横向校级顺访我校的国(境外代表团,相关费用由学校承担;

2.校际交流项目但由相关学院具体承担交流任务的国(境)外代表团的接待费用,由学校与相关学院各承担二分之一;

3.各部门、学院自行邀请或接待的顺访的国(境)外团组,相关费用由各部门、学院承担。学校视国(境)外来宾或来访代表团的规格,以学校名义酌情宴请一次。

(三)参观、游览

由上级部门安排来访的国(境)外来宾或代表团,学校可根据情况安排游览活动;学校邀请来访的国(境)外来宾,若访问时间在三天以上,可安排市内参观活动,若访问时间在一周以上,可安排市内、市郊参观和游览活动。

三、组织接待及总结

(一)由学校邀请或由学校经费招待的国(境)外来宾,经审批同意后,由国际合作与交流处负责办理邀请手续,有关部门、学院协助国际合作与交流处做好来访接待工作。

1.国际合作与交流处负责国(境)外重要来宾和代表团的接待工作,包括机场迎送、安排住宿、用车、校领导会见及宴请、参观游览和陪同等。

2.邀请单位负责国(境)外来宾的学术活动,包括讲学安排、组织教师、学生听课、与专家学者交流、座谈等。

(二)各部门、学院邀请自费来访的国(境)外来宾或用本部门、学院经费招待国(境)外来宾,由各部门、学院自行审批决定,报国际合作与交流处备案。

(三外单位邀请的国(境外来宾顺访我校或来我校参观访问,接待部门须事先报国际合作与交流处备案,并自行安排接待活动。

(四)各邀请单位必须在国(境)外来宾访问结束后及时补充完整《吉林师范大学博达学院国(境)外来宾接待信息表》(附件1),以纸质版和电子版的形式送交国际合作与交流处。

四、经费报销

各邀请、接待单位在上交所需材料后,到国际合作与交流处签字核准由学校承担部分的接待费用的报销事宜。

五、接待过程中应遵循的原则

在接待国(境)外来宾过程中,各部门应本着勤俭节约原则,安排好国(境)外来宾的食宿、交流和工作日程,接待人员应做到仪表端正、仪容端庄、态度热情、细致周到、有礼有节、不卑不亢、保证安全、注意工作效率、遵守相关保密规定。发现问题要及时请示汇报,有重要情况应在第一时间内向国际合作与交流处汇报。

六、附则

1.此管理办法由国际合作与交流处负责解释。

2.计划内短期外国讲学专家的接待工作按《吉林师范大学博达学院外国文教专家管理办法》实施。

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